Tulisan Foto Grafis Video Audio Project
Kategori Proses Kreatif 7 September 2017   08:10 WIB
Do and Don’t: Tidak Ada Manusia Sempurna, Tetapi Ada Kok E-mail yang Sempurna

Kamu pernah ingin mengirimkan e-mail penting pada seseorang untuk membuka pembicaraan, tetapi kamu belum berpengalaman untuk hal seserius itu? Ya, Inspirator, mengirim e-mail adalah hal paling serius yang pernah dilakukan setiap orang dan menjadi bukti keseriusan seseorang pada apa yang sedang ia atau orang lain kerjakan. Mengirim e-mail hari ini hampir sama seperti mengirim surat dengan kertas melalui kantor pos, biasanya cukup bersifat formal atau semi-formal. Sebab kalau tidak, ada social media lain yang bisa digunakan untuk saling berkirim pesan. Untuk itu, kamu perlu memperhatikan cara berkirim e-mail agar pesanmu dibalas dan orang tersebut mengerti apa yang kamu butuhkan. Simak apa yang harus kamu lakukan (Do) dan pantangan yang perlu dihindari (Don’t) dalam menulis e-mail berikut ini, ya!

Doa

Do:
Ini penting, sob, kalau ingin menuliskan e-mail pada perusahaan tempat kamu akan bekerja, ke rekanan untuk menanyakan tender, atau berniat mengajak kerja sama agar berhasil kamu perlu berdoa agar e-mailmu masuk ke kotak masuk mereka di saat yang tepat. Tepat ketika mereka butuhkan dan tidak masuk ke kotak pesan orang lain.

Don’t:
Panik dan jungkir balik sebelum mengirim e-mail. Tubuhmu bisa keseleo lalu buyar isi e-mail yang akan dikirimkan.

Apa Tujuanmu?

Do:
Tentukan tujuanmu sebelum kamu mengirim e-mail. Tujuan itu sudah ada pada alamat e-mail yang akan kamu kirimkan pesan, tetapi isi dan maksud dari e-mailmu itu yang perlu kamu persiapkan dengan jelas. Apakah itu ingin meminta keringanan ongkir pada vendor bisnismu atau meminta bonus produk.

Don’t:
E-mail tanpa tujuan seperti perjalanan tanpa arah, bakal membuang banyak energi, Inspirator. Lebih baik menulis dan curhat sampai tumpah-tumpah di akun Inspirasi-mu daripada mengirim e-mail tanpa tujuan.

Subyek Email

Do:
Tujuan mengirim e-mail perlu tertulis singkat padat dan jelas di kolom subyek. Isi dari kolom subyek e-mail akan menentukan apakah e-mailmu layak dibalas, bahkan dibaca, oleh si penerima atau tidak lho. Menurut Harvard Busines Review, akan lebih baik jika kamu menentukan gagasan utama dari e-mailmu lalu perjelas di bagian isi.

Don’t:
Jangan terbalik ketika mengisi subyek dan isi, ya. Isi e-mailmu perlu menjadi beberapa bagian paragraf saja yang memuat gagasan-gagasanmu. Jika terdiri dari banyak gagasan, usahakan kelompokkan terlebih dahulu gagasan sejenis, lalu diberi nomor agar si penerima bisa membalasnya dengan jelas.

Kalimat Pembuka

Do:
Menyampaikan salam, halo, apa kabar, dan doa baik untuk penerima pesanmu merupakan satu hal wajib pada kalimat pertama di setiap e-mail. Orang-orang penting pembaca e-mailmu mungkin tidak memiliki banyak waktu untuk membaca keseluruhan pesanmu. Jadi pastikan di kalimat pembuka kamu mengatakan hal-hal penting dan influencive. Jika kamu mengirimkan pesan pada orang penting dan pernah bertemu dengannya, ingatkan penerima pesan tentang kapan dan dimana pertemuan itu.

Don’t:
Membuka pesan dengan sapaan bro atau sis pada orang yang tidak tepat bisa berakibat fatal. Tidak untuk ditiru. Usahakan untuk tidak menggunakan bahasa tulisan yang “kasar” pada keseluruhan e-mailmu dimulai dari kalimat opening ini. Misalnya, menggunakan huruf kapital yang dikenal sebagai teriakan di dunia tulis menulis.

Isi

Do:
Hanya tulis kalimat yang sesuai dengan konteksmu, secara aktual, tajam, dan terpercaya. Gunakan Five-Sentence-Rule, agar isi pesanmu dibatasi hanya untuk perihal terpenting saja. Perhatikan isi pesan dengan saksama, check dan check kembali sebelum mengirim. Terutama isi pesan terusan (forward) yang berasal dari orang berbeda, jangan sampai penerima pesanmu merasa tidak dianggap karena ketidaksesuaian isi.

Don’t:
Humor berbumbu. Humor tidak perlu hanya akan membuat penerima merasa waktunya terbuang ketika membaca email yang menurutmu penting. Sedikit humor boleh saja di akhir kalimat setelah semua pesanmu sampai. Tapi jangan terlalu banyak, banyak bumbu akan menghilangkan rasa asli makananmu, lho. Begitupun dengan e-mail.

Penutup

Do:
Sampaikan pada paragraf yang berbeda dari bagian pembuka dan isi. Bagian ini perlu kamu gunakan untuk memperjelas seberapa penting pesanmu untuk dibalas oleh penerima, harapan-harapan yang berisi kesimpulan dari isi e-mailmu. Berikan ucapan terima kasih yang berisi kalimat pelengkap “telah akan membalas pesanku” seperti: “terima kasih atas perhatian dan jawaban terbaik Anda”. Dengan begitu, secara tidak langsung penerima pesan benar-benar mengerti bahwa kamu membutuhkan balasan darinya sesegera mungkin.

Don’t:
Hindari terlalu bersemangat mengirim e-mail hingga lupa memastikan kembali seluruh pesan dan kemungkinan salah ketik yang terjadi selama proses membuat pesan e-mail. Santai saja, pastikan komposisi e-mailmu pas, take your time, dan kirimlah e-mailmu yang paling sempurna!
 
 

 
 


*Dikutip dari berbagai sumber.

Karya : Inspirasi Entrepreneurship