Ingin Libur Lebih Lama? Saatnya Berbagi Tugas dengan 5 Tips Ini

Inspirasi  Entrepreneurship
Karya Inspirasi  Entrepreneurship Kategori Enterpreneurship
dipublikasikan 31 Juli 2017
Ingin Libur Lebih Lama? Saatnya Berbagi Tugas dengan 5 Tips Ini

Delegasi artinya berbagi. Walaupun itu bukan dalam definisi baku, ketika mendelegasikan tugas pada orang lain sebenarnya kita sedang membagi tugas dengan orang tersebut. Wewenang yang biasanya ada pada diri kita, diberikan pada orang lain agar menjadi tanggung gugatnya untuk dikerjakan. Misalnya, tugas penting bertemu klien, atau tugas sederhana, namun krusial, seperti memperbanyak berkas untuk ditandatangani. Dari keduanya, mana yang perlu di delegasikan dan yang tidak?

Saat delegates kita bertemu klien baru, bisa saja ia menghancurkan pertemuan itu dengan satu kesan yang salah. Begitu pun saat terburu-buru, mendelegasikan orang lain untuk mencetak dan memperbanyak berkas bisa menjadi bencana karena isi berkas belum tentu di cek dua kali oleh si utusan tersebut. Hasil perbanyak yang jumlahnya ribuan, misalnya, bisa salah cetak dan keduanya rugi besar.

Mendelegasikan tugas memang gampang-gampang-sulit, pikiran tentang bagaimana jika orang ini tidak bisa dipercaya, dan seterusnya muncul. Saat kita lengah mencegah hal buruk terjadi, kerugian tidak bisa dihindari. Menurut Jenny Blake, ketakutan-ketakutan itu ibarat mitos yang kita telan bulat-bulat. Alih-alih merugikan, ia justru melipatgandakan keuntungan ketika mendelegasikan beberapa tugas dalam bisnisnya. Berikut lima tips tentang tugas apa saja yang tepat untuk dikerjakan orang lain menurut Jenny Blake, penulis PIVOT: The Only Move That Matters Is Your Next One.

Sederhana

Tugas yang begitu kecil sepertinya tidak penting untuk ditangani. Memang tugas ini tidak pernah penting atau mendesak, bahkan hanya membutuhkan waktu beberapa menit untuk diselesaikan, seperti mendaftar untuk suatu acara, menambahkannya ke kalender, dan memesan hotel serta penerbangan. Semua itu jika disatukan akan membuang banyak waktu.

Membosankan

Sebetulnya tidak ada tugas yang membosankan jika kamu ingin mengerjakan sesuatu. Tetapi, tugas dalam kategori ini relatif sederhana, sangat mudah, dan memakan banyak waktu jika dilakukan. Misalnya, memasukkan daftar 100 item secara manual ke dalam spreadsheet dan pengodean warna, atau memperbarui KPI di dek presentasi Anda.

Time-consuming

Tugas yang mungkin penting dan  rumit serta memakan banyak waktu tetapi tidak mengharuskanmu melakukan 80% penelitian awal perlu di delegasikan. Biarkan orang-orang baru belajar melakukannya. Saat tugas telah mencapai 80%, kita bisa berkontribusi dengan memberikan persetujuan, pengawasan dan atau arahan pada langkah selanjutnya.

Tidak Mampu

Kamu tidak berkapasitas untuk mengerjakan tugasmu? Tidak usah pusing, delegasikan kepada orang yang mampu dan berpengalaman belajar lebih lama dibandingkan dirimu. Hal ini akan menghemat waktu, tenaga, juga biaya yang keluar untuk belajar dari awal. Serahkan padanya, mereka lebih ahli.

Tenggat Waktu

Bekerja dengan efektif dan efisien memerlukan waktu penyelesaian yang tepat. Biasanya terlihat dari deadline yang bersaing bersama prioritas lain. Banyak deadline tidak sempat dilakukan jika hanya ada diri kita sendiri. Delegasikan tugas tersebut agar bisa meraup semua kesempatan yang ada dalam waktu bersamaan.

Hal penting dari pendelegasian adalah pemeriksaan. Memeriksa pekerjaan setelah di delegasikan setiap hari (secara rutin) untuk mengecek apakah pekerjaan delegates tersebut sudah nyaris seperti apa yang kita bayangkan sangat penting untuk menghindari kenyaatan di luar ekspektasi. Bagilah tugas berat di pundak, tanya setiap hari pada diri sendiri, “Apa yang dapat Aku lakukan dan hanya Aku yang bisa lakukan? Bagaimana Aku bisa mendelegasikan sisanya?

 

 

  

*Dikutip dari Harvard Business Review.

 

  • view 55